Corretto utilizzo della tecnologia: produttività e sicurezza

Quanto è successo in un ospedale di Firenze questa settimana è raccapricciante: per un errore di trascrizione a tre persone sono stati trapiantati organi sieropositivi.
Se cerco di analizzare questo episodio dal lato organizzativo, tralasciando per quanto possibile gli impatti umani, sono ancora più preoccupato dal vedere l'ennesima manifestazione di uno dei maggiori problemi italiani.
Nel nostro paese, infatti, la tecnologia non si inserisce in un processo per modificarlo, ma gli si aggiunge duplicandolo. Sia nel contesto aziendale (l'email non sostituisce la carta o il fax ma raddoppia la comunicazione e la complicazione) sia in quello della pubblica amministrazione (dove timbri e marche da bollo regnano sovrani e nel caso sia possibile effettuare operazioni via internet è poi quasi sempre necessario stampare, firmare e spedire).
Fino ad oggi eravamo convinti che questo fenomeno fosse unicamente responsabile del deficit di produttività tra Italia e paesi sviluppati. Purtroppo abbiamo scoperto che le conseguenze possono essere ben più gravi sul piano individuale di salute e sicurezza: la macchina fa le analisi, ma l'uomo deve ricopiare i risultati; come se ricopiare non fosse un'attività fatta meglio da una macchina che da un uomo.
Non intendo assolutamente dire che il processo dovrebbe essere completamente automatico, ma forse l'uomo sarebbe meglio impiegato per un controllo, l'eventuale interpretazione di valori dubbi e una firma di approvazione.
Penso di non sbagliarmi dicendo che qualità del lavoro, produttività e sicurezza ci potrebbero solo guadagnare.

Sistemi Informativi ombra

Oltre a quelli ufficiali, gestiti dalla direzione o funzione ufficiale, le aziende hanno anche dei sistemi informativi ombra, cioè utilizzati per lavorare ma fuori dal controllo aziendale.
Qualche esempio:

• gmail: posta elettronica accessibile ovunque, in cui è facile trovare un documento e senza i limiti di spazio normalmente imposti alla casella aziendale;
• instant messenger: strumento collaborativo per interagire con colleghi e collaboratori;
• skype: telefono via computer;
• siti di condivisione di documenti e collaborazione: per aumentare la produttività dei rapporti con colleghi fornitori e clienti.

Sicuramente la direzione IT non dorme sonni tranquilli (e neanche il top management se e quando se ne rende conto): l'utilizzo di questi strumenti espone a rischi non direttamente controllabili dati ed informazioni riservati o potenzialmente tali.

D'altro canto i vantaggi sono innegabili e il trend sembra inarrestabile.

In parte è una storia già vista: quando il personal computer è entrato nelle aziende lo ha fatto a partire dalle scrivanie degli utenti, fuori dal controllo dell'IT; solo successivamente quest'ultimo se ne è appropriato per mettere un po' di ordine e di controllo (e di burocrazia) quando il fenomeno è esploso. Di conseguenza, è probabile che di nuovo accadrà qualcosa di simile.

Mission o Mantra?

La mission aziendale è una bella frasetta che descrive ad alto livello con tante buone intenzioni ma poca incisività ciò che ci si propone di ottenere. E' un prodotto della cultura manageriale anglosassone e campeggia sulla copertina di business plan, annual report e lettere agli azionisti.
Quella stessa cultura si sta oggi interrogando sulla validità del "mission statement" come strumento di orientamento strategico dell'azienda. E c'è chi (Guy Kawasaki, The Art of the Start, http://www.changethis.com/1.ArtOfTheStart) suggerisce di sostituirlo con qualcosa di molto più immediato ed incisivo: un mantra appunto.
Il mantra, che ha origine nelle filosofie e religioni indiane, consiste in una formula che viene ripetuta per un certo numero di volte al fine di ottenere un determinato effetto, principalmente a livello mentale, ma anche, seppur in maniera ridotta, a livello fisico ed energetico.
Il mantra è breve, delicato ed evocativo.
Probabilmente è vero: riuscire a concentrare in una sintesi così potente l'essenza di un'azienda richiede un'elaborazione strategica ed una chiarezza di obiettivi tutt'altro che trascurabile.
Spesso mi chiedo qual'è l'elemento distintivo di ActValue, che fa sì che i clienti scelgano noi e non qualcun altro; possiamo cercare di sintetizzarlo in un mantra.

Reputation Management

Il New York Times ha annunciato che probabilmente nell'arco di 5 anni non sarà più stampato su carta ma solo online.
Ma già oggi, quanto è importante l'immagine web di un'azienda? E non si tratta solo del sito web istituzionale, ma più in generale dell'intera comunicazione su web. Internet è un mezzo partecipativo in cui la comunicazione non è unidirezionale: i blog sono l'esempio macroscopico della partecipazione dal basso ma non sono l'unico strumento, esistono anche newsgroup, mailing list e siti specializzati per ogni argomento.
Le aziende stanno scoprendo la necessità di una gestione attiva a difesa dell’immagine aziendale che consiste nella verifica dei contenuti web in tutte le forme che possono assumere.
Chi ne ha bisogno? Aziende consumer preoccupate di eventuali clienti insoddisfatti, aziende per cui la reputazione è un capitale fondamentale (farmaceutiche, bancarie, ...), pubbliche amministrazioni interessate alle opinioni dei cittadini, aziende che si rivolgono ai maggiori utenti del web (i giovani) non necessariamente per vendere loro qualcosa ma magari per assumerli.
In tutti i casi, come dicevano già i Romani (senza internet), melius prevenire quam reprimere: la rete amplifica opinioni e reazioni spesso senza una verifica accurata delle fonti e dei fondamenti di una notizia; gli esiti possono essere estremamente negativi.

Riconoscere i segni del disastro

La maggior parte dei libri di business insegnano, o cercano di insegnare, come avere successo.
Un libro del 2005, che si legge in un paio d'ore grazie non solo al limitato numero di pagine ma anche alla semplicità ed alla freschezza della presentazione, spiega invece come riconoscere i segni premonitori di disastri aziendali con il duplice obiettivo di prevenirli - per chi ne abbia la possibilità - o di fuggirli se non si hanno le leve del comando. L'autore, l'americano Gary Sutton, è esperto di ristrutturazioni aziendali ed il libro è "Corporate Canaries. Avoid Business Disasters with a Coal Miner's Secrets", Nelson Business 2005 http://www.thomasnelson.com/consumer/product_detail.asp?sku=078521299X.
In estrema sintesi Gary Sutton identifica 5 tipi di problemi che, se riconosciuti con anticipo permettono di evitare il disastro:

1. La sola crescita del fatturato non riduce le perdite
2. Il debito uccide
3. Solo gli stupidi non hanno indicatori di performance
4. Qualunque decisione è meglio dell'indecisione
5. I mercati crescono e muoiono

Differenze culturali

In questi giorni stiamo lavorando con una società di software malese ed un loro progettista è in Italia per 2 settimane. Questa mattina, chiacchierando a pranzo, ho scoperto una cosa che mi ha sorpreso e mi ha fatto pensare.
La Malesia ha una lingua ufficiale (Malay) parlata dalla popolazione insieme ad una varietà di dialetti indiani e cinesi, ma a scuola - fin dalle elementari - le materie scientifiche sono insegnate in inglese ed, analogamente, l'inglese è la lingua parlata negli uffici ad eccezione di quelli della pubblica amministrazione.
Questa scelta, pur discendente dalla dominazione britannica, non è dovuta come in India alla necessità di permettere di capirsi a popolazioni che parlano lingue di diverse, ma deriva dalla volontà di ridurre le barriere commerciali e scientifiche negli scambi con il resto del mondo.

Licenze software usate

Windows Vista è arrivato sul mercato. E insieme al nuovo sistema operativo una nuova versione di Office.
I nuovi prodotti non sono propriamente a buon mercato o meglio, vi sono talmente tante funzionalità e programmi ed il costo della licenza è di conseguenza.
Con l'occasione anche la stampa ha affrontato il tema del costo del software ed evidenziato tra le soluzioni a disposizione delle aziende quella dell'acquisto di "licenze usate".
Che cos'è una licenza software usata? Semplicemente si tratta del diritto di utilizzare una vecchia versione del programma (ad es. Office 97 anzichè Office 2007) acquisendolo non direttamente dal produttore ma da un altro utente (normalmente tramite un intermediario).
Per l'utente medio il software di una o due versioni precendenti è di norma adeguato, in quanto gli aggiornamenti sono per la maggior parte relativi a funzioni cosiddette avanzate.
Anche la possibilità di cedere le licenze è interessante: le aziende chiudono, si fondono, riducono il numero di addetti e il software resta inutilizzato; poterlo rivendere, anche se a poco prezzo, è un'inaspettata fonte di guadagno. Inoltre, a differenza delle auto usate, i programmi usati non subiscono usura e si comportano sempre nello stesso modo.
Apparentemente gli unici che hanno da perdere da questo commercio sono i produttori di software: per quello che ne so (la scorsa primavera ho fatto risparmiare ad un cliente diverse migliaia di euro con un accordo di questo tipo) solo Microsoft ha dato il suo placet a rivenditori di "licenze usate", veri e propri intermediari tra domanda e offerta. Ovviamente in modo circoscritto e senza pubblicità, anche perchè come produttore non ci guadagna più niente.
Perchè? Forse perchè un utente in regola con le licenze, anche se non cliente diretto, è sempre meglio di un utente pirata.