Oltre a quelli ufficiali, gestiti dalla direzione o funzione ufficiale, le aziende hanno anche dei sistemi informativi ombra, cioè utilizzati per lavorare ma fuori dal controllo aziendale.
Qualche esempio:
- gmail: posta elettronica accessibile ovunque, in cui è facile trovare un documento e senza i limiti di spazio normalmente imposti alla casella aziendale;
- instant messenger: strumento collaborativo per interagire con colleghi e collaboratori;
- skype: telefono via computer;
- siti di condivisione di documenti e collaborazione: per aumentare la produttività dei rapporti con colleghi fornitori e clienti.
Sicuramente la direzione IT non dorme sonni tranquilli (e neanche il top management se e quando se ne rende conto): l'utilizzo di questi strumenti espone a rischi non direttamente controllabili dati ed informazioni riservati o potenzialmente tali.
D'altro canto i vantaggi sono innegabili e il trend sembra inarrestabile.
In parte è una storia già vista: quando il personal computer è entrato nelle aziende lo ha fatto a partire dalle scrivanie degli utenti, fuori dal controllo dell'IT; solo successivamente quest'ultimo se ne è appropriato per mettere un po' di ordine e di controllo (e di burocrazia) quando il fenomeno è esploso. Di conseguenza, è probabile che di nuovo accadrà qualcosa di simile.
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